Apa Itu Front Desk Agent? Inilah Pengertian dan Tugasnya

Pengertian Front Desk Agent – Hotel adalah sebuah industri yang menyediakan keramahan, fasilitas, dan kenyamanan bagi setiap tamu yang menginap. Di hotel, terdapat beberapa departemen yang bekerjasama dan saling berhubungan untuk menciptakan pengalaman yang menyenangkan bagi para tamu. Mari kita berkenalan dengan Front Desk Agent.

Front Desk Agent memiliki peran penting untuk menciptakan kesan yang baik bagi para tamu. Ia merupakan salah satu bagian dari Departemen Kantor Depan.

Untuk menciptakan citra yang positif di hadapan tamu, Front Desk Agent harus melaksanakan tugasnya dengan baik. Lantas, apa itu Front Desk Agent? Simak pembahasan selengkapnya pada artikel berikut.

Pengertian Front Desk Agent

front desk agent

Front Desk Agent adalah seorang staf atau karyawan hotel yang memiliki tanggung jawab melayani tamu. Tugas utama Front Desk Agent adalah berinteraksi langsung dengan tamu yang datang atau yang sudah menginap di hotel.

Mereka berperan penting dalam memberikan pelayanan yang ramah dan profesional kepada tamu, sekaligus membantu memenuhi berbagai macam kebutuhan dan permintaan mereka.

Bukan hanya pengertian dan definisi saja, Tanggung jawab seorang Front Desk Agent meliputi proses check-in dan check-out tamu, menerima reservasi atau pemesanan kamar, memberikan informasi tentang fasilitas hotel, tempat wisata dan layanan yang tersedia.

Tidak berhenti sampai di situ, Front Desk Agent juga perlu membantu menangani telepon dan pertanyaan tamu, sekaligus menangani keluhan atau masalah yang mungkin timbul selama tamu menginap di hotel.

Front Desk Agent harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik, kemampuan multitasking, kesabaran, dan kepandaian dalam menghadapi situasi yang beragam.

Mereka berada di garis depan untuk memberikan kesan positif kepada tamu dan berkontribusi dalam menciptakan pengalaman yang menyenangkan bagi setiap orang selama menginap di hotel.

Semakin baik pelayanan yang diberikan oleh FDA, maka semakin baik pula penilaian tamu terhadap hotel. Sehingga, mereka tidak akan ragu untuk merekomendasikannya kepada orang lain.

Tanggung Jawab dan Tugas Front Desk Agent

Front desk agent adalah sosok yang berperan penting untuk kelancaran berbagai aktivitas di hotel. Dibawah ini adalah beberapa tugas FDA secara umum:

1. Menerima Tamu

Front desk agent bertanggung jawab untuk menyambut tamu dengan ramah dan memberikan pelayanan yang baik saat check-in atau kedatangan tamu.

2. Sumber Informasi Pelayanan Hotel

Front desk agent berperan sebagai penyedia informasi bagi para tamu hotel. Tugas mereka tidak hanya sebatas memberikan informasi yang dibutuhkan oleh tamu, tetapi juga sebagai agen penjualan kamar serta menawarkan berbagai kegiatan dan layanan yang tersedia di hotel.

Perlu diketahui, layanan informasi di hotel ini terbagi menjadi dua jenis. Yaitu pelayanan di dalam hotel dan pelayanan di luar hotel.

3. Menyewakan Kamar Tamu

Tugas FDA berikutnya adalah menyewakan kamar hotel kepada tamu yang datang. Tingkat keberhasilan dan kemampuan front desk agent dalam tugas ini diukur berdasarkan jumlah kamar yang berhasil mereka sewakan.

Di dalam buku “Kantor Depan Hotel”, karya Agus Sambodo, menyebutkan ada empat aspek penting yang perlu diperhatikan dalam proses penyewaan kamar. Keempat aspek tersebut terdiri dari:

  • Cara menerima pesanan kamar.
  • Cara menangani tamu tanpa pesanan kamar (walk-in guest).
  • Cara melaksanakan pendaftaran.
  • Cara menentukan kamar.

4. Mencatat Pembayaran Tamu Hotel

Setelah tamu selesai melakukan pendaftaran, tugas Front Desk Agent adalah menyusun dan mencatat pembayaran tamu. Langkah ini merupakan langkah awal dalam proses transaksi keuangan selama tamu menginap di hotel.

5. Membuat Laporan Status Kamar

Front desk agent juga bertanggung jawab menyusun data yang akurat mengenai status kamar di hotel. Ini meliputi informasi tentang kamar yang sedang di huni, kamar yang sedang dalam proses pembersihan, kamar yang sedang diperbaiki, kamar yang di gunakan untuk pindahan tamu dan juga kamar yang sedang dalam kondisi rusak.

6. Koordinasi Pelayanan Tamu

Salah satu tugas dan tanggung jawab utama front desk agent adalah mengkoordinasikan pelayanan bagi tamu. Bagian ini berfungsi sebagai penghubung antara tamu dengan departemen lain di hotel yang memberikan layanan kepada tamu.

Selain itu, front desk agent juga berperan sebagai pusat untuk menerima keluhan dan masalah yang di alami tamu selama menginap di hotel.

7. Tugas Lainnya

Selain tugas-tugas yang sudah di sebutkan sebelumnya, Front Desk Agent ternyata masih memiliki banyak tugas lain demi kepuasan dan kenyamanan para tamu hotel. Berikut adalah tugas lain dari Front Desk Agent (FDA):

  1. Menyambut tamu dengan ramah dan memberikan layanan penerimaan yang baik saat check-in.
  2. Mengurus proses check-out tamu yang akan meninggalkan hotel.
  3. Membantu tamu dalam proses pendaftaran dan mengisi formulir yang di perlukan.
  4. Menyediakan informasi tentang fasilitas hotel, tempat wisata, dan layanan yang tersedia di hotel.
  5. Melayani permintaan tambahan tamu seperti pemesanan restoran, taksi, atau tiket acara.
  6. Menerima dan menangani panggilan telepon dari tamu dan pihak luar dengan sopan.
  7. Mengelola sistem reservasi kamar dan memastikan data tamu tercatat dengan benar.
  8. Menyampaikan pesan atau pesan telepon kepada tamu yang sedang tidak berada di kamar.
  9. Menangani proses pindah kamar jika di perlukan oleh tamu.
  10. Memberikan kunci kamar atau kartu akses kepada tamu yang telah melakukan pendaftaran.
  11. Memastikan ketersediaan kamar sesuai dengan kebutuhan tamu dan mengelola pemesanan.
  12. Menyediakan informasi tentang kebijakan pembatalan dan kebijakan lainnya kepada tamu.
  13. Menjaga kebersihan dan kerapihan meja resepsionis serta area sekitarnya.
  14. Mengelola inventaris dan persediaan material kantor seperti formulir, brosur, dan kartu nama.
  15. Membantu tamu mengatasi masalah teknis, seperti mengoperasikan peralatan di kamar.
  16. Memberikan arahan dan petunjuk tentang akses ke fasilitas umum di hotel.
  17. Menyampaikan informasi tentang acara atau kegiatan khusus yang di adakan di hotel.
  18. Mengatur dan mengelola layanan antar-jemput atau transportasi bagi tamu yang membutuhkan.
  19. Menyimpan barang berharga tamu di brankas hotel dengan aman dan bertanggung jawab.
  20. Melakukan tugas administratif seperti mengisi laporan harian, mencatat pembayaran, dan merapikan data tamu.
  21. Memberikan kunci atau kartu akses tambahan kepada tamu yang kehilangan atau membutuhkannya.
  22. Menyediakan informasi tentang fasilitas aksesibilitas bagi tamu dengan kebutuhan khusus.
  23. Melakukan prosedur keamanan, seperti verifikasi identitas tamu dan mencatat informasi penting.
  24. Menyediakan layanan concierge, seperti memberikan rekomendasi tempat makan atau atraksi wisata.
  25. Menyusun laporan mengenai ketersediaan kamar dan tingkat hunian hotel.
  26. Menyediakan pelayanan in-room dining dan mengatur pesanan makanan atau minuman bagi tamu.
  27. Mengelola kas kecil dan menerima pembayaran tunai dari tamu.
  28. Berkoordinasi dengan tim kebersihan untuk memastikan kebersihan dan ketersediaan kamar yang siap di huni.
  29. Menyediakan informasi tentang program loyalitas atau keanggotaan hotel kepada tamu.
  30. Bertanggung jawab dalam mengelola atau menangani dokumen keluar-masuk hotel, seperti surat atau paket.

FAQ

Apa tugas seorang Front Desk Agent?

Seorang Front Desk Agent bertanggung jawab dalam menyambut tamu, proses check-in, menjawab pertanyaan, dan mengatur pembayaran. Mereka memastikan tamu memiliki pengalaman menginap yang nyaman dan menyenangkan di hotel.

Kualifikasi apa yang diperlukan untuk menjadi Front Desk Agent?

Secara umum, lulusan SMA atau setara diperlukan untuk menjadi Front Desk Agent. Pengalaman sebelumnya di bidang hospitality, pelayanan pelanggan, atau bidang terkait juga diinginkan, serta kemampuan komunikasi dan organisasi yang baik.

Berapa gaji rata-rata seorang Front Desk Agent?

Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja di Amerika Serikat, gaji tahunan rata-rata seorang Front Desk Agent adalah $29,690. Gaji sesungguhnya dapat bervariasi tergantung pada pengalaman, lokasi, dan perusahaan.

Bagaimana prospek karir seorang Front Desk Agent?

Prospek karir seorang Front Desk Agent menjanjikan, dengan tingkat pertumbuhan pekerjaan sebesar 4% dari tahun 2019 hingga 2029, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja. Dengan terus berkembangnya industri perjalanan dan hospitality, akan ada kebutuhan untuk lebih banyak Front Desk Agent dalam mengelola pengalaman tamu.

Apa soft skill yang penting untuk seorang Front Desk Agent?

Kemampuan komunikasi yang baik, keterampilan interpersonal, serta sikap ramah sangat penting bagi seorang Front Desk Agent. Mereka harus dapat mengatasi keluhan dan situasi sulit dengan taktik dan diplomasi.

Apa saja tugas seorang Front Desk Agent?

Front Desk Agent bertanggung jawab untuk proses check-in dan check-out tamu, mengelola reservasi kamar, menjawab telepon, mengatur pembayaran, dan menangani keluhan atau kekhawatiran tamu.

Hotel jenis apa yang mempekerjakan Front Desk Agent?

Front Desk Agent dapat bekerja di berbagai jenis hotel mulai dari properti kecil yang independen hingga hotel berantai besar. Beberapa Front Desk Agent mungkin juga bekerja di resor, motel, atau tempat penginapan lainnya di industri hospitality.

Apa saja pertanyaan umum dalam wawancara untuk posisi Front Desk Agent?

Pertanyaan umum dalam wawancara untuk posisi Front Desk Agent mungkin mencakup pertanyaan tentang pengalaman dalam pelayanan pelanggan, kemampuan menghadapi situasi sulit, familiaritas dengan sistem reservasi hotel, dan kemampuan berbahasa.

Apa pelatihan yang biasanya diterima oleh seorang Front Desk Agent?

Front Desk Agent biasanya menerima pelatihan langsung di tempat kerja yang mencakup kebijakan dan prosedur hotel, pengelolaan reservasi, teknik pelayanan pelanggan, serta protokol darurat. Beberapa hotel mungkin juga menawarkan kesempatan pendidikan dan pelatihan lanjutan untuk kemajuan karir.

Apa tantangan dalam bekerja sebagai Front Desk Agent?

Front Desk Agent mungkin menghadapi tantangan seperti berhadapan dengan tamu yang sulit atau tidak puas, mengelola lingkungan kerja yang sibuk dan cepat, serta bekerja dalam jam kerja yang panjang atau shift malam. Namun, hadiah dalam memberikan pelayanan pelanggan yang luar biasa dan membantu tamu memiliki pengalaman yang tak terlupakan bisa lebih besar daripada tantangan tersebut.

Demikianlah pembahasan mengenai pengertian Front Desk Agent dan tugasnya yang perlu kamu tahu. Sekarang pasti sudah lebih paham tentang salah satu bagian di bisnis perhotelan ini.

Mengingat perannya yang berinteraksi langsung dengan tamu, sehingga membuatnya sangat penting bagi reputasi hotel.

Originally posted 2023-09-19 15:57:46.

Saya seorang “digital marketer”, dan digital marketing adalah cara paling bagus untuk mengekspresikan minat seseorang dalam bisnis, teknologi, dan komunikasi.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

You might also like